Guía para la Consulta y Reproducción de Documentos de Archivo

La gestión documental y archivística es un pilar fundamental para la preservación del patrimonio y la transparencia administrativa. Esta guía aborda los procesos esenciales para la organización, transferencia, consulta y reproducción de documentos de archivo, destacando su importancia en el ciclo de vida de la información.

Introducción al Patrimonio Documental y el Ciclo de Vida de los Documentos

Un archivo se define por la totalidad de la documentación generada o recibida por órganos, servicios, unidades administrativas, departamentos, facultades, escuelas e institutos universitarios en el desempeño de sus funciones, así como todos los documentos adquiridos por donación, depósito, compra o cualquier otro sistema determinado. Todo ello constituye el Patrimonio Documental, independientemente del lugar en el que se encuentre custodiado.

Los documentos atraviesan diferentes etapas desde su creación para la gestión administrativa, lo que condiciona su ubicación y tratamiento:

• Etapa inicial (Fase activa): Es cuando los documentos son más utilizados para la tramitación y resolución de los asuntos diarios. Durante esta fase, la documentación se conserva en los archivos de oficina.
• Segunda fase (Semiactiva): Una vez concluido el asunto que los creó, la consulta de estos documentos disminuye, aunque su valor administrativo aún está vigente y cualquier actuación posterior puede devolverlos a la fase activa. La documentación permanece en el archivo de oficina por un período determinado en las tablas de valoración de series; en su defecto, es conservada por sus productores o receptores durante un período de entre dos y cinco años, tras el cual debe ser transferida al Archivo Central mediante transferencia ordinaria. En casos excepcionales, el Archivo Central puede aceptar una transferencia extraordinaria, es decir, la remisión eventual de documentos por circunstancias que impidan su organización, custodia, conservación, control o servicio, siempre documentada mediante un acta de entrega.
• Fase final (Conservación permanente): Una vez que ha prescrito el valor administrativo de los documentos, es posible que posean otros valores (históricos, testimoniales) que justifiquen su conservación permanente. En este caso, serán transferidos al Archivo Central. Si una unidad productora desaparece del organigrama institucional sin que sus funciones sean asumidas por otra, la documentación que haya producido hasta su extinción será transferida al Archivo Central, sea cual sea su antigüedad.

Organización de los Archivos de Oficina

Para una correcta organización del archivo de oficina, es crucial diferenciar entre los documentos de archivo propiamente dichos y los documentos de apoyo informativo, ya que los primeros serán conservados, mientras que los segundos deben eliminarse una vez finalizada su función informativa.

• Documentos de archivo: Son conjuntos orgánicos de documentos que responden a la dinámica de la oficina que los produce. Son fuentes primarias de información y ejemplares únicos que testimonian la actividad de la institución. Una vez transcurridos los plazos establecidos de validez administrativa, legal, fiscal e informativa, deberán ser transferidos al Archivo Central.
• Documentos de apoyo informativo: Sirven de ayuda a la gestión administrativa, como boletines oficiales, revistas, publicaciones o informes elaborados por otras instituciones. No serán transferidos al Archivo Central y se destruirán en la propia oficina.

La organización de los archivos de oficina debe basarse en el Cuadro de Clasificación y Calendario de Conservación Documental de la institución. La eliminación de documentación en el archivo de oficina deberá hacerse siempre de manera controlada, utilizando una máquina destructora y teniendo en cuenta lo dispuesto por la legislación sobre protección de datos de carácter personal.

Transferencia de Documentación al Archivo Central: Procedimientos

El proceso de transferencia de documentos al Archivo Central requiere de una comunicación y una serie de requisitos específicos para asegurar la correcta integración y conservación de los fondos.

Comunicación de la Transferencia

Cuando un Órgano, Servicio o Unidad Administrativa desee realizar una transferencia de documentación, la persona responsable de dicha Unidad se pondrá en contacto con el Archivo Central. Esta comunicación debe informar acerca de la documentación que se quiere transferir y de su volumen, a fin de que el Archivo pueda valorar la disponibilidad de espacio y cualquier otra circunstancia que pueda afectar a la operación. Conjuntamente, se acordarán los detalles y la fecha de la transferencia.

Requisitos para la Transferencia

La transferencia de documentación al Archivo Central correrá a cargo de los órganos, unidades y servicios administrativos. El remitente deberá asegurarse de que la documentación a transferir se encuentre en las condiciones adecuadas de conservación e instalación, comprobando, al menos, los siguientes aspectos:

1. Los expedientes deberán estar completos, sin que falte ningún documento.
2. Deberán estar libres de clips metálicos, grapas, gomas elásticas, anillas, carpetas de plástico, carpetas colgantes, archivadores de anillas o cualquier otro elemento que pudiera afectar a su conservación. Cada expediente se colocará en una carpetilla de cartulina o papel.
3. Se destruirán en la propia oficina todos los duplicados, fotocopias y borradores de los documentos originales. Solo en el caso de que estos no existan, se conservará la copia. Los documentos objeto de transferencia deberán ser, por tanto, originales o copias únicas y organizados de acuerdo a los procedimientos estipulados al efecto.
4. Toda la documentación irá introducida en cajas archivadoras de cartón normalizadas (unidades de instalación), según el modelo establecido por el Archivo Central. En caso de documentación de dimensiones especiales (planos, carteles) o en soportes diferentes al papel, se utilizará el formato más conveniente de acuerdo con el Archivo.
5. Cada caja incluirá solamente la documentación relativa a una misma serie documental, no debiendo mezclarse en una misma caja archivadora documentos pertenecientes a series documentales distintas. La numeración de las cajas archivadoras, sin embargo, será correlativa, incluso si se trata de dos o más impresos de Relación de Entrega referidos a series diferentes, ya que se refiere a una única transferencia. Si un expediente no pudiera evitar ser dividido en dos o más cajas, esta circunstancia se señalará claramente en la Relación de Entrega.
6. La cantidad de documentación incluida en cada caja será la justa y suficiente para evitar que la misma se doble o se enrolle, pero a su vez debe permitir su extracción con comodidad y sin provocar deterioro.
7. Todas las cajas archivadoras (unidades de instalación) se identificarán únicamente con un número correlativo (del 1 en adelante, de acuerdo con el número total de cajas) que se anotará a lápiz en el lomo de la caja y se corresponderá con el número de caja que figure en el impreso de Relación de Entrega. Aparte de este número de orden, las cajas no llevarán ninguna otra anotación, y el contenido de cada caja se consignará únicamente en la respectiva casilla de la Relación de Entrega, en la titulada "Descripción".

Es responsabilidad de la Unidad remitente la integridad de la documentación contenida en las cajas y su concordancia con la información que figura en la Relación de Entrega.

El Impreso de Relación de Entrega

Todo envío de documentación al Archivo Central irá acompañado del correspondiente impreso de Relación de Entrega normalizado, disponible generalmente en la web de la institución. Este impreso irá obligatoriamente firmado por el responsable de la Unidad remitente.

Cada Serie Documental, así como los libros de registro, ficheros u otros soportes materiales, debe ir acompañada de un impreso de Relación de Entrega diferente, incluso si la transferencia es simultánea. La Unidad remitente enviará al Archivo Central dos copias del impreso de Relación de Entrega, firmadas y selladas, y una copia más por correo electrónico. Una vez cotejada la documentación recibida, si los datos son correctos, el Archivo devolverá una de las copias, firmada, a la Unidad remitente. En caso contrario, la transferencia será devuelta para su corrección.

La Unidad remitente deberá conservar la copia que el Archivo le devuelve, como garantía del traspaso de la documentación y como herramienta para solicitarla, en caso de necesitarlo, en régimen de consulta o de préstamo. La transferencia no se considerará realizada mientras la Unidad remitente no cuente con su copia debidamente cumplimentada por el Archivo, ya que solo el impreso de Relación de Entrega da fe del traspaso de la responsabilidad de los documentos. Una vez que la documentación ha ingresado en el Archivo, corresponde a este su custodia y tratamiento, incluyendo el servicio de consulta, información, préstamos y/o copias a las unidades administrativas y a los usuarios en general, según la legislación vigente.

Cómo Cumplimentar el Impreso de Relación de Entrega

A continuación, se detalla cómo cumplimentar cada campo del impreso de Relación de Entrega:

Hoja nº: ... de...

Se consignará el número correlativo de cada hoja y el número total de hojas que componen la Relación de Entrega de la transferencia en cuestión.Ejemplo: "Hoja nº: 2 de 7" (se trata de la hoja nº 2 de un total de 7 enviadas en la transferencia).

Remitente

Nombre del Órgano, Unidad, Servicio, etc., que remite la documentación y que coincide con el productor o receptor de la misma.Ejemplos: Rectorado, Secretaría Técnica de Organización, Servicio de Gestión Académica. Subdirección de Alumnos, Servicio de Personal. Subdirección de Retribuciones, Vicerrectorado de Planificación y Calidad.

Fecha transferencia

Fecha en la que la documentación sale de la Unidad remitente.

Serie Documental

Nombre de la serie documental que se remite, teniendo en cuenta que cada serie documental llevará su propio impreso de Relación de Entrega, aunque la transferencia sea única y proceda del mismo Servicio.Ejemplos: Expedientes de las Pruebas de Aptitud para el Acceso a la Universidad (un impreso de Relación de Entrega); Expedientes de preinscripción (otro impreso de Relación de Entrega); Expedientes de Traslado del Expediente Académico (otro impreso de Relación de Entrega).

Nº de caja

El número de orden será correlativo, empezando siempre por el nº 1 en cada transferencia. Este número irá escrito a lápiz en el lomo de la caja archivadora como única identificación de esta. Aunque una misma transferencia incluya cajas con series documentales diferentes, todas las cajas se enumerarán correlativamente.Ejemplo: Expedientes de las Pruebas de Aptitud para el Acceso a la Universidad (cajas 1-21); Expedientes de Preinscripción (cajas 22-37); Expedientes de Traslado del Expediente Académico (cajas 38-45).

Descripción

Se trata de especificar de manera concisa y clara el contenido de la documentación incluida en cada caja, evitando descripciones vagas como "documentos varios" o "diversos". Los datos a consignar son los que el productor (el remitente) considere oportunos para su posterior identificación y recuperación. Si un expediente es muy voluminoso y se divide en varias cajas, esta circunstancia se hará constar claramente en este apartado.Ejemplo: "Expte XXV 1ª parte, continúa en la/s caja/s siguiente/s".

Fechas extremas

Indicarán los años de inicio y conclusión de la documentación contenida en cada una de las cajas archivadoras. Si una caja incluye documentación comprendida entre 1994 y 1996, se consignarán ambas fechas límite separadas por un guion (1994-1996). Si la documentación corresponde solo al año 2002, se consignará solo "2002".

Signatura del Archivo

Es la signatura topográfica, un número que el Archivo asigna a cada caja archivadora, imprescindible para la posterior localización y recuperación de la documentación. Esta signatura será notificada al remitente, para que pueda ser citada en el impreso de solicitud de préstamo o de consulta, en caso de necesitar recuperar determinada documentación.

Se enviarán al Archivo dos impresos de Relación de Entrega, con la firma del responsable y sello originales. Uno de ellos, firmado por la persona responsable del Archivo, será devuelto al remitente una vez cotejado el contenido de la transferencia. Un impreso más por correo electrónico también debe ser enviado.

Consulta de la Documentación Archivística

La consulta de la documentación custodiada en los archivos es un derecho reconocido, sujeto a las normativas vigentes para garantizar su conservación y la privacidad de la información. El Archivo de la Universidad de Cádiz, por ejemplo, tiene su inicio con la creación de la propia Universidad, comenzando a producir documentos en el ejercicio de sus competencias. Sin embargo, no fue hasta el año 2000 cuando se creó la unidad administrativa del archivo y se dotó de personal especializado.

El Archivo General, como cabecera del sistema archivístico, custodia los fondos históricos y ofrece los servicios de atención a los usuarios. Su ubicación central, a menudo cerca de otros archivos importantes (como el Archivo Histórico Provincial o el Archivo Municipal), facilita la consulta de fondos documentales a la ciudadanía.

Derecho de Acceso y Normativa

Se reconoce el derecho de acceso de la ciudadanía a los documentos constitutivos del patrimonio documental de la institución, de acuerdo con lo que dispone la legislación y normativas vigentes. El acceso de los ciudadanos a los fondos documentales es libre, exceptuando las restricciones contenidas en la legislación vigente, como la Ley de Propiedad Intelectual o la normativa de protección de datos de carácter personal.

Sala de Consulta y Medios Disponibles

Los archivos suelen disponer de una Sala de Consulta equipada con puestos de trabajo, conexión a Internet para equipos portátiles y ordenadores para la consulta de instrumentos de descripción. También pueden ofrecer lupas profesionales o otros medios técnicos. El personal del archivo informa sobre los fondos y la prestación de servicios, y orienta en la búsqueda y localización de los documentos dentro de los instrumentos de descripción y en el uso de imágenes disponibles.

Para acceder a la consulta, los usuarios tienen la obligación de cumplimentar una tarjeta de investigador y mantenerla permanentemente actualizada. La consulta se solicitará previamente mediante el impreso modelo correspondiente, disponible en la sala.

Normas de Conducta en Sala

Para la conservación y apariencia original de los documentos, y para garantizar el orden, los usuarios solo podrán disponer en las mesas de consulta de lapiceros, hojas en blanco, cuadernos y, en su caso, ordenador personal. Se prohíbe introducir carteras, carpetas, libros, documentos propios, o sistemas de reproducción personal. Para la entrada y uso de ordenadores portátiles propios se requerirá autorización expresa del Archivero. En caso de dudas o necesidades de información, el usuario podrá solicitar la presencia de personal auxiliar o técnico del Archivo en la sala de consulta.

Los inventarios y otros instrumentos de descripción no podrán ser publicados por los usuarios, ni total ni parcialmente.

El horario de apertura al público varía según el archivo, siendo común un horario de lunes a viernes, con posibles reducciones en periodos estivales.

Reproducción de Documentos

La reproducción de documentos es un servicio esencial, pero está sujeto a estrictas normas para proteger la integridad del patrimonio documental y los derechos asociados.

Requisitos para la Solicitud y Limitaciones

La solicitud de reproducción de documentos requiere la previa identificación de la persona usuaria. El derecho a la reproducción se ejercerá con las mismas limitaciones que las establecidas para el acceso a la consulta de documentos, incluyendo las restricciones de la legislación vigente y las medidas encaminadas a asegurar la adecuada conservación y buen uso de los fondos.

Este servicio está sujeto a tasas, y las reproducciones se harán previa aceptación del presupuesto por parte del solicitante. Los medios, formato y soporte de entrega estarán en función de los medios disponibles en el Archivo en cada momento, del formato y soporte de los documentos, y del estado de conservación de los mismos. El Archivo se reserva la facultad de decidir qué modalidad de reproducción se empleará en cada caso, considerando la fragilidad del material ante factores como el calor.

Usos Permitidos y Restricciones

Las reproducciones de documentos del Archivo suelen ser para uso personal o de investigación. Otros usos, como la edición, distribución o cualquier otro medio de difusión, deberán solicitarse previamente. Si se utilizan en publicaciones, es habitual que se exija el envío de un ejemplar a la Biblioteca Auxiliar del archivo y la repetición del protocolo en caso de posteriores ediciones.

Es común que los documentos se reproduzcan directamente del original solo por medios fotográficos o digitales propios del Archivo. Por ejemplo, en algunos archivos se limita a 50 fotocopias por volumen y siempre que estas no superen un tercio del total del mismo, y en obras posteriores que estén agotadas, siempre que su estado de conservación lo permita. Queda prohibida la reproducción por medios propios del solicitante (escáner, fotografía, sistemas informáticos, etc.).

El Archivo General de la Administración (AGA) como Ejemplo de Archivo Intermedio

El Archivo General de la Administración (AGA) en España es un ejemplo destacado de archivo intermedio. Su creación, establecida por el Decreto 914/1969 de 8 de mayo, sentó las bases de la política de gestión documental de la Administración General del Estado. Su misión inicial fue recoger, seleccionar, conservar y disponer, para información e investigación científica, los fondos documentales de la Administración Pública que carecieran de vigencia administrativa, reanudando la gestión archivística truncada desde 1939.

Contexto y Fondos

El AGA se enmarcó en el II Plan de Desarrollo Económico y Social, estableciendo un programa de inversión pública para la investigación científica. A partir de 1978, tuvo que asumir también los fondos generados por organismos vinculados al Movimiento Nacional y la Organización Sindical Española, liquidados tras la democratización. Por ello, custodia en buena medida la documentación generada por los ministerios y organismos específicos de la Dictadura franquista.

El AGA custodia dos grandes grupos de fondos:

• Carácter público: Documentación generada por las Administraciones del Estado o por empresas e instituciones con participación estatal.
• Carácter privado: Documentación producida por personas físicas o jurídicas, siempre que sus actos no trasciendan su ámbito personal.

Sus fondos proceden, en su mayor parte, de la actividad de los organismos públicos en el ámbito de la Administración Central, así como de la Administración Central Periférica y la antigua Administración Española en el norte de África. Destacan los fondos producidos por el Poder Judicial, la Administración Consultiva, Institucional y Corporativa, y los de sociedades y empresas mixtas, además de importantes fondos fotográficos y cartográficos.

Funciones del AGA como Archivo Intermedio

El Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, que establece el Sistema Español de Archivos, define al Archivo Intermedio como la institución responsable de la custodia de documentos generados por los Departamentos Ministeriales una vez finalizada su fase activa, y designa al AGA como tal. Sus principales funciones son:

1. Conservar los documentos transferidos desde los Archivos Centrales de los Ministerios.
2. Aplicar las resoluciones de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la eliminación de documentos, garantizando su efectiva destrucción y tramitando los expedientes preceptivos.
3. Aplicar las resoluciones de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la conservación permanente y al acceso de agrupaciones documentales.

Instalaciones y Servicios del AGA

El edificio del AGA, de planta triangular, destaca por sus zonas de depósito elevadas sobre pilastras en forma de palafito. Esta concepción arquitectónica, fruto de la colaboración entre archiveros y arquitectos, fue un hito en la historia de las instalaciones archivísticas. El AGA dispone de Sala de Investigadores donde los usuarios pueden consultar instrumentos de descripción tanto en papel como en formato electrónico, y cuenta con Biblioteca Especializada y Salón de actos.

El acceso a los fondos documentales es libre, con las excepciones legales. El Archivo cuenta con servicio de reproducción documental y sus funciones están informatizadas. El horario de apertura al público es amplio, incluyendo jornadas de lunes a jueves en horario continuado y reducciones durante el periodo de verano.

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