La Ley 11/2023, que entró en vigor el 9 de noviembre, marca un hito histórico al permitir por primera vez que ciudadanos y empresas obtengan copias electrónicas autorizadas de sus documentos notariales. Este avance se fundamenta en la creación del protocolo electrónico notarial, una réplica digital exacta del protocolo notarial en papel que resguarda los originales de todos los documentos otorgados anualmente por un notario.
Actualmente, la matriz de cualquier documento notarial coexiste en dos soportes: físico y digital. La versión en papel se conserva en el protocolo custodiado por el notario, mientras que el formato electrónico se almacena en el protocolo electrónico del mismo notario. Este último se guarda en la Sede Electrónica Notarial, bajo la custodia del Consejo General del Notariado. El acceso al protocolo electrónico está restringido al notario titular y al personal que este designe, por ejemplo, para la expedición de copias. Entre el 9 y el 21 de noviembre se crearon 114.942 protocolos electrónicos, evidenciando la rápida adopción de este nuevo sistema.
Ciudadanos y Empresas con Acceso a Copias Electrónicas de sus Escrituras
La nueva ley, además de facilitar el acceso a copias electrónicas, transpone la Directiva 2019/1151. Esta directiva promueve la constitución de sociedades limitadas en un país miembro por parte de ciudadanos de la Unión Europea sin necesidad de presencia física. Se fomenta el mantenimiento de los sistemas jurídicos nacionales, y en países como España, donde las sociedades se constituyen ante notario, se preserva un modelo seguro y ágil que contribuye a la lucha contra el blanqueo de capitales y el fraude fiscal.
Ampliación de Actos Societarios y Pólizas Mercantiles a Distancia
La regulación actual permite la realización a distancia de una amplia gama de actos societarios. Esto incluye la constitución de sociedades de responsabilidad limitada con aportaciones dinerarias, el nombramiento y cese de cargos, la concesión de apoderamientos mercantiles, las ampliaciones y reducciones de capital, así como las modificaciones de estatutos.
Asimismo, es posible autorizar pólizas mercantiles, ciertos poderes especiales, requerimientos iniciales de actas y diligencias susceptibles de practicarse por videoconferencia. También se incluyen testimonios de legitimación de firmas, declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal. Opcionalmente, se pueden autorizar actos de conciliación cuando el notario lo considere conveniente, y actos y negocios jurídicos cuya naturaleza lo permita según la reglamentación.
En situaciones excepcionales, como una epidemia, la ley contempla la posibilidad de autorizar testamentos online durante el periodo de confinamiento.
La Sede Electrónica Notarial y el Portal Notarial del Ciudadano
Todos los servicios digitales ofrecidos por los notarios se centralizan en la Sede Electrónica Notarial. La puerta de acceso para ciudadanos y empresas a esta plataforma es el Portal Notarial del Ciudadano (www.portalnotarial.es).
Carmelo Llopis, notario y delegado de nuevas tecnologías del Notariado español en el Consejo de los Notariados de la Unión Europea (CNUE) y en la Unión Internacional del Notariado (UINL), junto con Marcos Varela, director de desarrollo del centro tecnológico del Notariado (Ancert), explican los detalles de la Ley 11/2023.
¿Qué es el Protocolo Electrónico Notarial?
El protocolo notarial en papel es el compendio ordenado de las escrituras autorizadas por un notario a lo largo de un año. Con la entrada en vigor de la Ley 11/2023, el Notariado puede conservar estas escrituras en formato electrónico a través del protocolo electrónico notarial. Cada escritura autorizada se protocoliza tanto física como digitalmente. La versión en papel se guarda en la notaría, y su versión digital, en formato PDF y encriptado, se deposita en la Sede Electrónica del Notariado para su custodia por el Consejo General del Notariado.
¿Cómo funcionan las Copias Electrónicas?
Las copias son reproducciones literales de las escrituras, expedidas cumpliendo las formalidades establecidas en la Ley y el Reglamento Notarial. El ciudadano solicita la copia al notario, quien se la facilita a través del Portal Notarial del Ciudadano.
Seguridad del Sistema Tecnológico Notarial
La arquitectura del sistema se basa en tres pilares fundamentales de la seguridad de la información: confidencialidad, integridad y disponibilidad.
- Confidencialidad: La información se cifra, y el acceso al usuario se realiza de forma controlada y solo mediante autorización.
- Integridad: La firma electrónica garantiza que solo el usuario autorizado pueda modificar la información.
- Disponibilidad: La aplicación facilita el almacenamiento a largo plazo, asegurando que el ciudadano tenga acceso a su información.
Creación de Sociedades Limitadas Online
Sí, es posible crear sociedades limitadas online. Prácticamente todos los actos societarios podrán otorgarse a través de medios electrónicos. La legalización valida las firmas de las autoridades suscriptoras, garantizando su autenticidad.
Los documentos expedidos en otros países deben ser legalizados por vía diplomática y acompañados de una traducción oficial al castellano.
Las copias emitidas por las oficinas de registro (órganos competentes de las Administraciones Públicas) garantizan la fidelidad de la copia y su contenido, considerándose, por tanto, como originales. El artículo 26 del Reglamento del Registro Civil permite certificar sobre copias de asientos obtenidas por fotografía o procedimientos análogos, según autorice la Dirección General. La experiencia ha mostrado la necesidad de precisar la fórmula de expedición de estas certificaciones, que aún no cuenta con un modelo uniforme. La presente circular busca recordar el cumplimiento de este precepto, que evita la publicidad abusiva de datos de divulgación restringida.
Las certificaciones literales expedidas por fotocopiadora o procedimientos análogos de reproducción deben incluir la siguiente fórmula en la antefirma: “Registro Civil de ...... Certifico que la presente certificación literal, expedida con la autorización prevista en el artículo 26 del Reglamento de Registro Civil, contiene la reproducción íntegra del asiento correspondiente obrante en ......., de la Sección .......”. A continuación, se indicarán la fecha, nombre, cargo y firma de quienes certifiquen, junto con el sello de la oficina. Esta fórmula bilingüe se limita a las certificaciones literales mencionadas en el artículo 26 del Reglamento del Registro Civil.
Conferencia CDNIC | 'El documento notarial electrónico' | José Carmelo Llopis, notario de Ayora
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